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阿里企业邮箱归档功能介绍
日期:2021年12月02日

阿里企业邮箱推出“邮件归档服务”,对邮件数据进行在线归档、分类管理、归档邮件查询、邮件数据长期保存。归档邮件作为邮件审计的功能,具有法律效应。

 

1、购买/开通功能

付费的企业用户可免费使用阿里邮箱的邮件归档服务。仅归档管理员可以开启/关闭邮件归档功能,以及进行归档邮件的查询,归档三方接口开启等。超级管理员Postmaster默认情况下没有归档功能相关权限,超级管理员可以给用户分配归档管理员权限,创建归档管理员,超级管理员或者归档管理员可以通过“统计与日志-归档日志查询”,进行审计日志的查询。

邮件归档服务默认关闭,需登录归档管理员账户,进去域管理-“邮件归档”-选择“归档邮件管理”-打开“邮件归档服务”。

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2、归档信息概要

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l 可开通归档邮箱:企业可以开通邮件归档服务的邮箱总数。

l 已开通归档邮箱:企业已经开通邮件归档服务的邮箱数。

l 归档保留年限:邮件归档服保存年限默认5年。

l 上次开启时间:邮件归档服务最近一次开启时间。

l 上次关闭时间:邮件归档服务最近一次关闭时间。

l 归档管理员:邮件归档服务管理员名称。

l 归档状态:归档服务目前所处状态。

 

3、查询归档邮件

查询归档邮件:进入域管理界面,点击“高级应用”-“邮件归档”-“查询邮件归档”,输入需要查询邮件邮箱的完整地址和时间范围,点击查询即可。

注:考虑到权限分立,需要分级管理员才能进行查询归档邮件,postmaster账号不能查询

企业邮箱
 

查询条件解释:

归档邮箱:指查询归档的邮箱帐号,这是必填项;

发件地址:归档邮件的发件人;

收件地址:归档邮件的收件人;

关键字:搜索邮件的关键字条件,通过“搜索关键字范围”限定范围;

时间范围:搜索的归档邮件的时间范围;

关键字范围:可以选择主题,正文,附件标题;

邮箱状态:对于重名的归档邮箱,比如以前的归档帐号离职了,帐号删除后,又建了一个一样账号的邮箱,通过该状态删除时间进行区别;

 

4、查看归档邮件

查看归档邮件:进入域管理界面,点击“高级应用”-“邮件归档”-“查询邮件归档”,输入需要查询邮件邮箱的完整地址和时间范围,根据收发件地址、关键字进行查询后,点击查看即可看到邮件具体内容。

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5、归档邮件导出

查看归档邮件:进入域管理界面,点击“高级应用”-“邮件归档”-“查询邮件归档”,输入需要查询邮件邮箱的完整地址和时间范围,根据收发件地址、关键字进行查询后,点击导出即可。

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6、查询归档日志

查看归档邮件:进入域管理界面,点击“统计与日志”--“查询归档日志”,选择管理员和时间范围,根据关键字和操作类型进行精准查询。

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7、管理设置归档账号POP3密码

设置POP3密码:进入域管理界面,点击“高级应用”-“邮件归档”-“三方归档对接”-开启“邮件归档POP3服务”-输入密码吗-点击“保存”。

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特殊说明

    1)  邮件归档保存时效

阿里邮箱归档服务有效期5年,即在邮箱服务内的用户,邮件归档最长保存近5年,超过期限的归档邮件会被自动删除。归档服务随邮箱服务终止,所有归档邮件会被删除,不再继续保存。

    2) 归档细则

l 单独发送的邮件只归档一封邮件

l 同时给多人发送的邮件只归档一封

l 分别给多人发送的邮件归档多封

l 监控的邮件不归档

l 自动转发、自动回复、垃圾邮件进行归档

l 规则自动删除邮件进行归档

l 系统通知邮件进行归档

l 外发限制的用户给外域账号或内部账号发邮件,发送成功的进行归档

l 外域给外收限制外收限制账户发邮件,未接收成功的不归档

l 删除或被禁用的邮箱账户中的邮件依然被归档

l 用户删除的邮件依然被归档

l 只有管理员可以查看归档邮件,关闭邮件归档服务后,用户新邮件将不再归档保存,历史归档的邮件在归档期限内会保存。

l 邮件归档服务可下载/批量下载和查看邮件

l 邮件归档服务不支持下载及查看归档邮件中的附件,不可删除归档邮件

l 支持归档服务的操作日志记录

l 支持第三方归档服务


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