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钉邮绑定和通讯录同步流程说明
日期:2021年10月15日


 

钉钉(DingTalk.com)是阿里巴巴集团为高校、企业团队打造的聚焦于工作/商务的即时通讯工具,旨在提升内外沟通协同的效率。

阿里不仅仅提供邮箱,还提供一整套的企业协同办公解决方案。针对目前很多企业存在的办公系统间各成孤岛,用户需要安装各种应用,入口繁多,操作复杂。阿里基于企业通讯录以钉钉作为企业协同的统一入口。“钉钉+邮箱”提供的不仅是沟通社交,更是基于交流去打造高效协同的新的工作方式。

 

钉邮作为邮件客户端,和阿里邮箱深度结合,将邮件操作体验和钉钉特色功能完美结合,在钉钉上通过钉邮使用阿里邮箱的企业邮服务,体验全新的邮件收发体验,每封邮件使命必达,让邮件像聊天一样简单。



 

钉邮绑定和组织同步带来的好处







 

 



 

 



 

绑定操作步骤说明

1. 使用钉钉主管理员账号登陆钉钉 PC  oa 后台。(建议使用此方案)

https://oa.dingtalk.com/#/login

或通过域管概览页点升级钉邮(详见下方同步操作步骤 2

 

2. 点击 工作台—钉邮



 

 

3. 在钉邮控制台选择 已有企业邮箱。



 

 

 

4. 输入已有企业邮箱的域名。



钉邮
 




5.钉邮与企业邮箱域绑定成功后,系统会发一封绑定确认邮件至企业邮箱的 postmaster 理员邮箱中 ,点击 去邮箱查看。




 

 

6.  postmaster 邮箱 webmail 里点击这封邮件中的 绑定。



 

 

7. 最终绑定成功后,钉邮此处可以看到绑定的企业邮箱域。



 

8. 在钉钉 PC  oa 后台点击 通讯录,给每个员工的钉钉号分配企业邮箱。方式a. 手动添加; b. 批量导入。

场景a. 已有企业邮箱账号做绑定; b. 未有企业邮箱账号通过此处新建。

 

方式

a. 手动添加,点开员工钉钉账号的基础信息编辑页,填写 企业邮箱 字段;



 

 

b. 批量导入,点击 批量导入/导出修改,选择 批量导入成员,点击 下载模板。完成模板内容填写后,点击此处 上传文件,完成批量导入工作。



注: 导入会覆盖原有员工的信息,后期如需更新已存在的员工,请先导出通讯录,在导出表格里进行修改再上传。

 

 

模板中红色字段为必填字段,黑色字段为选填字段。红色字段包括姓名、手机号、部门。 黑色字段请填写 企业邮箱 字段,注意非“邮箱”字段。

 


场景

a. 已有企业邮箱账号,但是未跟钉钉员工账号做绑定的。





绑定之后员工登录移动端钉邮需要手动输入企业邮箱密码来登录。

 

 

 







移动端钉邮打开后会提示管理员为您分配了企业邮箱,点击 使用此邮箱,输入密码。

 

 

b. 未有企业邮箱账号,通过钉钉 PC oa 后台给钉钉账号填写企业邮箱字段来新建邮箱账号。新建之后员工登录移动端钉邮可以一键登录企业邮箱。



 

 

 

新建完成后,系统会为此邮箱账号生成一个随机密码,并给到用户短信通知。






 

 

移动端钉邮打开后会提示管理员为您分配了企业邮箱,点击 一键登录。






 

&邮组织架构同步目的

解决阿里邮箱&钉钉企业用户在组织架构管理上的痛点: 阿里邮箱&钉钉企业组织架构不一致。

 

我们是怎么解决的?即统一通讯录同步流程能带来什么?

1. 只需在钉钉 OA 后台上维护钉钉企业的组织架构(或者通过三方 OA 保持跟钉钉 OA 的同步),即可让阿里邮箱的组织架构保持同钉钉一致;

2. 员工的企业邮箱账号信息自动保持同钉钉员工信息一致,例如姓名、工号、职位、手机;

3. 员工可以在手机钉邮上免密码登录自己的企业邮箱账号;

4. 员工入职,在钉钉 OA 后台上即可分配邮箱账号,阿里邮箱会同步创建账号,保持同钉钉侧一致的部门架构;

5. 员工离职,在钉钉 OA 后台上操作员工离职,可选择冻结或删除邮箱账号,并在钉邮上踢出企业邮箱账号的登录;

6. 员工换部门,在钉钉 OA 后台上操作员工换部门,阿里邮箱会同步移动员工企业邮箱账号所在的部门,保持同钉钉侧一致的部门架构;

 

目标客户群体

适用于想简化企业组织架构管理的客户,细化后就存在两类客户:

1. 阿里邮箱&钉钉企业组织架构一致,但是是客户手工维护的,想简化企业组织架构管理。

2. 阿里邮箱&钉钉企业组织架构不一致,客户想先对齐组织架构,再简化企业组织架构管理。

 

注意:对于新购买了阿里邮箱,也想简化企业组织架构管理的客户,上面流程同样适用,但 需要先在域管或钉钉 oa 把邮箱账号创建出来,因为同步流程目前暂不支持创建邮箱账号

 

同步前须知

1. 



同步前,必须确认钉钉企业的顶级部门,是否同阿里邮箱的顶级部门在层级上保持一致。

如图所示,阿里邮箱的”cegc.com.cn”是顶级部门,钉钉企业的重庆高速公路集团有限公司  是顶级部门,默认也是强制认为两个顶级部门是对应的(与两个顶级部门名字无关)。但客 户在阿里邮箱的顶级部门下建立了重庆高速公路集团有限公司,想让该邮箱部门和钉钉顶 级部门对应,导致同步不符合预期。

解决办法:手动去掉邮箱侧部门重庆高速公路集团有限公司,将其下面的一级子部门,挂 在顶级部门”cegc.com.cn”下。

 

2. 同步过程,不会创建企业邮箱账号,务必在 Excel 中填写已存在的企业邮箱账号,否则校验不通过。

 

3. Excel 中修改员工所在部门,不会生效;修改工号、姓名等,生效;

 

4. Excel  中员工信息,没有企业邮箱账号和手机号码的对应关系,该员工不享有在钉钉上管理企业邮箱账号、企业邮箱账号随该员工钉钉部门架构变化而变化的能力;

 

5. 上传 Excel 是个提交操作,并不代表一定同步成功,如果 10min 都未同步成功,联系术进行确认和处理。

 

同步策略须知

同步过程分为两步:阿里邮箱&钉钉企业的部门同步、阿里邮箱账号&钉钉员工信息同步。

 

1. 阿里邮箱&钉钉企业的部门同步

部门同步策略:除顶级部门外,同层级同名字的部门,认为是需要建立关联的部门。

举例说明:邮箱部门:顶级部门 -> 技术部 钉钉部门链:顶级部门 -> 技术部

-> 销售部 -> 销售部

-> 人事部 -> 人事组

按策略同步后,阿里邮箱&钉钉企业的部门会保持一致,如下: 顶级部门 -> 技术部

-> 销售部

-> 人事部

-> 人事组

虽然人事部人事组对用户的企业而言,是同一部门,里面的人员都一样。但在同步 流程中,这是两个部门,所以同步后会同时出现人事部人事组

 

2. 阿里邮箱账号&钉钉员工信息同步

员工同步策略:可以选择以钉钉为基准、以邮箱为基准。基准侧的员工所在部门不变化, 非基准侧的员工所在部门会变化,保持同基准侧一致。

举例说明:

1  中的人事部人事组中的员工,在 Excel  中均有企业邮箱账号和手机号码的对应关系,且以钉钉侧为基准。同步结束后,钉钉侧,员工会均在人事组这个部门;邮箱侧, 邮箱账号会都被移动到人事组。钉钉和邮箱侧,均会存在一个没有任何员工的人事部 就是同步结束后,很多用户发现,钉钉 OA 后台上突然多出来了空部门的原因。


同步后使用须知

1. 同步结束后,钉钉侧多出来的空部门怎么处理?在钉钉 OA 后台上删掉即可,阿里邮箱侧也会同步删掉((若该邮箱部门下还存在邮箱账号,则不删除)。

 

2. 在以后的管理中,员工邮箱账号务必维护在钉钉 OA 后台员工信息页的企业邮箱字段, 才能确保邮箱账号在邮箱侧的架构,随着钉钉侧架构的变化而变化。

 

3. 尽量避免在邮箱侧直接手工创建/删除/移动部门,因为走完本次同步流程,之后的同步方 向都是单向的(钉钉-->邮箱),只需在钉钉侧操作即可。

举例说明:

邮箱侧手工创建部门 A,然后在钉钉侧创建了同名部门 A,(钉钉-->邮箱)同步会失败; 邮箱侧手工删除部门 A,  然后在钉钉侧改动了部门 A 下的员工信息,(钉钉-->邮箱)同步会在邮箱侧把部门 A 重新创建出来;

邮箱侧手动移动部门 A,然后在钉钉侧移动部门 A,(钉钉-->邮箱)同步会把邮箱侧的部门重新移动,保持同钉钉一致;

 

同步操作步骤说明


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